INHOUDSOPGAVE
Rapportage tabblad
Wanneer je in het tabbladen overzicht binnen Verzuimcoach op het tabblad ‘Rapportages’ klikt kom je op onderstaand scherm:
De algemene verzuimgegevens die nu in beeld komen, zijn gegevens van het bedrijf- of de holding waar je op dat moment in aan het werken bent.
Onder de tabbladenbalk kun je de periode waarover je de rapportage wil laten lopen, vrij instellen:
Daarnaast kun je, indien nodig, leeftijdscategorie en vangnet instellen. Wanneer je ‘Vangnet’ aan vinkt, worden ook zwangerschapsdossiers mee geteld.
Bij het zoeklens icoontje kun je de kolomweergave aanpassen. Daarnaast kun je het rapporttype selecteren: Hoofdrapport (geeft rapport over al het verzuim) en Verzuimduurklassen (geeft rapport met enkel de verzuimduurklassen).
Bij de knop ‘Acties’ kun je extra, uitgebreidere filters instellen om de gegevens nog selectiever in kaart te brengen wanneer dit nodig is. Rechts in het scherm kun je met de ‘Info’ knop extra informatie over de gegevens binnen het rapport.
Rechts in het scherm kun je met de knop ‘Download rapport’ het rapport downloaden in PDF formaat.
Wanneer je meer gedetailleerde en/of vergelijkingsrapportages wil, klik je op de button ‘Uitgebreide rapportages’. Deze link leid je naar de uitgebreide versie van onze rapportages.
Uitgebreide rapportage
De autorisatie is gebaseerd op het profiel van de gebruiker. Ben je een gebruiker met een medisch profiel? Dan heb je inzage in alle rapportages. Ben je een gebruiker met een profiel werkgever? Dan heb je alleen inzage in rapportages die bekend zijn in het werkgever portaal.
In het werkgeversportaal zijn verschillende opties mogelijk binnen de rapportagemodule:
- Vergelijkingsrapportage
- Verzuimduurklassen
- Verzuimpercentage
- Ziekmeldingsfrequentie
- Rapportages downloaden
1. Rapportages - Vergelijkingsrapportage
Met deze optie vergelijk je gemakkelijk alle rapportages die hier ook afzonderlijk op te maken zijn, namelijk:
Verzuimduurklassen
Verzuimpercentage
Ziekmelding(verzuim) frequentie
Om een vergelijkingsrapportage op te stellen start je met de werkgever en/of afdeling in te stellen (zie afbeelding hieronder).
Onderaan de kop ‘Verzuim’ (linksboven in het scherm) kun je in de optiebalk de werkgever filteren waarop je de rapportage wil laten lopen.
Vervolgens kun je rechts van het scherm een bepaalde afdeling kiezen.
Deze rapportage vergelijkt het verzuimpercentage, het percentage verzuimdagen van de beschikbare dagen, voor de referentieperiodes maand, jaar en het gemiddelde uit de afgelopen twaalf maanden, gebruik het selectie vak naast het zoekveld om de vergelijking te wijzigen.
Kies het jaartal waarover je deze verzuimrapportage wil laten lopen. Klik op 'Ververs rapportage'.
Daarna krijg je gelijk de rapportage over verzuimpercentage te zien zoals in de afbeelding hieronder.
Bij het 
icoontje kun je aangeven welke kolommen je wil zien.
Daarnaast kun je 'Hoofd rapport' of 'Maand op maand en jaargemiddelde' instellen. Bij 'Acties' kun je bepaalde kolommen in delen en bijvoorbeeld de rapportage downloaden. Voor extra informatie voor het downloaden kun je bij het kopje 'Rapportage downloaden' kijken aan het einde van dit hoofdstuk.
Zie onderstaande afbeelding.
Bij ‘Wijzig grafiek’ kun je speciale acties en het uiterlijk van de grafiek wijzigen. Klik op ‘Toepassen’ om je keuzes in te stellen. Grafieken kunnen niet worden gedownload.
Bij het groene filterblokje ernaast kun je een filter voor de grafiek gegevens instellen. Klik op ‘Toepassen’ om je keuzes in te stellen.
Hierna kun je de Ziekmeld(verzuim) frequentie en verzuimduur op dezelfde manier in stellen. Om de gegevens of grafiek te tonen kies je eerst ‘Hoofdrapportage’ of ‘Maand op maand' of jaargemiddelde’ en klik op het 
om de tabelvorm- of 
icoon om de grafiek te tonen. Daarna kun je op dezelfde manier de gegevens of grafiek gaan aanpassen
2. Rapportages - Verzuimduurklassen
De duur van het verzuim is het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van het verzuim, tot de hersteldatum/einddatum.
Zie nummer 1 in afbeelding hieronder:
Je kan allereerst de periode selecteren waarover je de rapportage wil laten lopen. Daarnaast kun je de gewenste leeftijdscategorieën selecteren.
Indien je de rapportage inclusief vangnet wil selecteren, kun je dit ook aangeven.
Druk vervolgens op de button ‘Ververs rapportage’ om de resultaten weer te geven.
Bij de button ‘info’ kun je informatie vinden over de verschillende verzuimduurklassen.
Zie nummer 2 in afbeelding hieronder:
In de eerste kolom kun je een selectie maken hoe je die verschillende gegevens wil laten opzoeken. In de tweede kolom kun je een keuze maken in het rapportsoort: 1. Hoofdrapport, 2. Percentage hoger dan 14% of 3. Verdeling binnen rapportageperiode.
Bij de button ‘Actie’ kun je verschillende overzicht opties aanpassen, maar ook rapportages downloaden, opslaan of abonnees aanwijzen.
3. Rapportages - Verzuimpercentage
Het verzuimpercentage wordt berekend door het totaal aantal ziektedagen van de werknemers (in procenten), van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen in de verslagperiode.
Zie nummer 1 in afbeelding hieronder:
Bij eerste selectiekader kun je de periode waarover je de rapportage wil laten lopen selecteren. Bij het tweede selectiekader kun je specifieke leeftijden selecteren. Als laatste optie kun je ook aangeven of je alle medewerkers inclusief vangnet mee wil laten nemen binnen de rapportage. Klik vervolgens op ‘Ververs rapportage’ om de gewenste gegevens weer te geven.
Zie nummer 2 in afbeelding hieronder:
Dit kader geeft 2 standaard filters aan die je aan of uit kan vinken. ‘Verzuimpercentage > 0’ laat het rapport zien van alleen zieke medewerkers (dus met verzuimpercentage boven 0).
Let wel het totaal gemiddelde is dan alleen over de verzuim populatie en niet de hele populatie!
Als je ‘Werkgever’ aan vinkt, krijg je per werkgever/afdeling de opsomming te zien van het verzuim. Hiermee kun je het verschil per werkgever/afdeling zien.
Nu krijg je het verzuimpercentage overzicht aan de hand van jouw voorkeuren.
Belangrijk is dat er bij alle medewerkers in hun dossier een geldig dienstverband, de juiste werkuren, juiste verwerking van verzuim- en/of betermeldingen en de fulltime uren ingevoerd word. Op deze manier krijg je de juiste resultaten binnen deze rapportage en helder overzicht.
Ook hier kun je met de verschillende filters de rapportage aanpassen (zie afbeelding hieronder).
Voor de balk ‘Verzuimpercentage’ kun je ook nog een bepaalde kleur instelling kiezen.
4. Rapportages - Ziekmeld (verzuim)frequentie
Zie nummer 1 in afbeelding hieronder:
Selecteer hier vanuit welke periode je de rapportage wil tonen. Daarnaast kun je leeftijdscategorieën selecteren.
Zie nummer 2 in de afbeelding hieronder:
Hier kun je bepaalde selecties maken in de weergave van je rapportage, zoals de aantal kolommen. Klik vervolgens op ‘Ververs’ rapportage.
Nu krijg je de aangepaste rapportage te zien.
5. Download rapportages
Deze optie is beschikbaar vanuit elke rapportage overzicht.
Klik op de button ‘Acties’ en kies vervolgens ‘Download’. Vanuit die actie krijg je een venster met de beschikbare downloadfiles: CSV, HTML, Excel, PDF en (afhankelijk of dit ingesteld is door jouw Arbodienst) email.
Meestal wordt het bestand gedownload als CSV bestand. Een CSV bestand is bewerkbaar met Excel. CSV staat voor ‘comma-separated values’. Meestal herkent Excel de komma separatie wel en maakt deze er gelijk kolommen van en kun je gelijk aan de slag. Zie afbeelding hieronder.
Soms is dit niet het geval. Je ziet dan kolommen die gescheiden worden door ; of ,. Indien dit het geval is, doe dan het volgende:
CSV zonder kolommen kan vrij gemakkelijk omgezet worden met behulp van Excel. Download het bestand en open daarna een nieuw werkblad in Excel en klik op ‘Gegevens’ in de balk bovenaan.
Klik vervolgens op ‘Uit tekst/CSV’. Selecteer vervolgens het CSV bestand die je wil omzetten. De rest gaat eigenlijk vanzelf.
Je kunt vanuit het CSV bestand ook de kolommen in scheiding maken. Hiervoor volgende link van Microsoft Excel:
6. Verzekeraars
Onder het tabblad ‘Verzekeraars’ vind je alle gegevens/dossiers die door gestuurd kunnen worden naar de verzekeraars. Wanneer er een verzekeraar is ingesteld, kun je deze hier selecteren en gegevens downloaden. Wanneer er geen verzekeraar is ingesteld, kun je dit dus niet. Als arbodienst, kun je zelf een verzekeraar instellen.