Rapportages
Meten is weten. In het werkgeversportaal zijn een aantal rapportages waarmee je een aantal key indicatoren kan ophalen. Te weten verzuimpercentage, verzuimduurklassen, ziekmeldingsfrequentie en het aantal medewerkers. Hieronder zijn deze rapportages verder uitgelegd. Ook is er een uitleg van het downloaden van deze rapportages in bijvoorbeeld Excel.
Inhoudsopgave:
1. Tabblad rapportages
2. Sub tabblad Verzuimpercentage
3. Sub tabblad Verzuimduurklassen
4. Sub tabblad Verzuimfrequentie
5. Sub tabblad vergelijkingsrapportages
6. Download rapport
7. Kolommen rapportage aanpassen
1. Tabblad rapportages
In het tabblad rapportages zijn er verschillende sub tabbladen met verschillende rapportages. Zie afbeelding 1.
afbeelding 1 (klik op afbeelding voor vergroting)
Hieronder worden de verschillende manieren van rapportages uitgelegd.
2. Sub tabblad Verzuimpercentage
Het verzuimpercentage wordt berekend door; het totaal aantal ziektedagen van de werknemers, in procenten van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen van de werknemers in de verslagperiode.
Afbeelding 2 (klik op afbeelding voor vergroting)
Het rode kader:
dit zijn de variabelen waarmee je het rapport kan opbouwen zichtbaar. Het gaat over de periode en je kan een bepaalde leeftijdscategorie specifiek selecteren. Je kunt ook aangeven of je alle medewerkers inclusief vangnet mee wil laten nemen binnen de rapportage, wil je deze niet meerekenen dan klik je deze optie uit. Zodra je op de gele button Ververs rapportage klikt draait hij dit rapport.
Het blauwe kader:
Dit kader geeft 2 standaard filters aan die je aan of uit kan vinken. Verzuimpercentage > 0 laat het rapport zien van alleen zieke medewerkers (gele kader). Let wel het totaal gemiddelde is dan alleen over de verzuim populatie en niet de hele populatie. Als je werkgever aan vinkt dat heb je per werkgever de opsomming van het verzuim. Hiermee kan je goed het verschil per werkgever (lees afdeling) zien.
Het gele kader:
Dit kader geeft het resultaat aan met het verzuimpercentage resultaat. Wat belangrijk is voor de berekening; een geldig dienstverband; juiste uren wat iemand werkt; goede registratie van verzuim- en of betermelding en het invoeren van de standaard fulltime uren (zie afbeelding 3). Alle medewerkers worden getoond omdat op basis van alle medewerkers de berekening wordt gemaakt. Ook kan je hierdoor makkelijk opsporen of er ergens iets niet klopt.
Voor het juist invullen standaard uren, afbeelding 3
Afbeelding 3 (klik op afbeelding voor vergroting)
3. Sub tabblad Verzuimduurklassen
De duur van het verzuim is het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van het verzuim tot de hersteldatum (of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend geval is). Nadat de gewenste periode is geselecteerd kan met aangeven of je de rapportage met of zonder vangnet (groene pijl) een rapport wil uit draaien.
In het rode kader kan men een filter selecteren.
Afbeelding 4 (klik op afbeelding voor vergroting)
Afbeelding 5 (info-knop)(klik op afbeelding voor vergroting)
De verzuimduurklassen zijn opgedeeld vier klassen welke via de info button (blauwe pijl afbeelding 6) terug te lezen zijn.
Met deze klassen krijg je inzicht in hoeveel medewerkers er zich een bepaalde categorie bevinden in combinatie met de leeftijd. Zie afbeelding 6.
Afbeelding 6 (klik op afbeelding voor vergroting)
4. Sub tabblad Verzuimfrequentie
Het aantal keer dat een per medewerker zich ziek heeft gemeld in een bepaalde periode welke men kan selecteren in het rode kader. Klik op ververs rapportage in blauwe kader. Hiermee krijg je overzicht in frequent verzuim per werknemer. Het rapport groene kader geeft een vergelijk van werkgever, naam, leeftijd en het aantal meldingen. Zie afbeelding 6a.
Afbeelding 6a (klik op afbeelding voor vergroting)
5. Sub tabblad Vergelijkingsrapportages
In dit tabblad kan gemakkelijk verschillende grafieken opgesteld worden over;
Verzuimpercentage: Deze rapportage vergelijkt het verzuimpercentage, het percentage verzuimdagen van de beschikbare dagen, voor de referentieperiodes maand, jaar en het gemiddelde uit de afgelopen twaalf maanden, gebruik het selectie vak naast het zoekveld om de vergelijking te wijzigen.
Afbeelding 7 (klik op afbeelding voor vergroting)
Verzuimfrequentie: Deze rapportage vergelijkt de verzuimfrequentie, het gemiddeld aantal ziekmeldingen per werknemer, voor de referentieperiodes maand, jaar en het gemiddelde uit de afgelopen twaalf maanden. Een ziekmelding valt in de referentieperiode indien de ziekmelding hierin startte. gebruik het selectie vak naast het zoekveld om de vergelijking te wijzigen.
Afbeelding 8 (klik op afbeelding voor vergroting)
Verzuimduur: Deze rapportage vergelijkt de verzuimduurklassen voor de referentieperiodes maand, jaar en het gemiddelde uit de afgelopen 12 maanden. De verzuimduurklassen zijn opgedeeld: Kort: 7 dagen of minder, Middellang: 8 tot en met 41 dagen, Lang: 42 tot en met 365 dagen, Extra lang: 366 dagen of meer. Een ziekmelding valt in de referentieperiode indien deze haar start in de deze periode kent. gebruik het selectie vak naast het zoekveld om de vergelijking te wijzigen.
Afbeelding 9 (klik op afbeelding voor vergroting)
6. Download rapport
Afbeelding 10 (klik op afbeelding voor vergroting)
Bij acties (afbeelding 10 rode kader) zijn er verschillende opties.
We lichten de download (groene kader) optie hier uit.
Afbeelding 11 (klik op afbeelding voor vergroting)
Als je de knop download selecteert dan krijg je de optie om het rapport te downloaden(afbeelding 11) . De opties zijn in CSV, HTML, Email & PDF. De optie per mail werkt niet, dit hebben we bewust uit gezet. Meestal wordt het bestand gedownload als CSV bestand. Een CSV bestand is bewerkbaar met Excel.
In sommige browsers in combinatie met Excel wordt het formaat niet herkent. Anders gezegd, CSV staat voor comma-separated values. Meestal herkent Excel de komma separatie wel en maakt er in Excel er gelijk kolommen van en kan je aan de slag
Je hebt dan dit (afbeelding 12) resultaat als je de download opent:
Afbeelding 12 (klik op afbeelding voor vergroting)
Is het resultaat niet afbeelding 12 maar zijn bovenstaande kolommen gescheiden door ; of , dan moet de volgende stap worden gevolgd:
CSV zonder kolommen kan vrij gemakkelijk omgezet worden met behulp van Excel. Download het bestand en open daarna een nieuw werkblad in Excel en klik op onderstaande als in afbeelding 13.
Afbeelding 13 (klik op afbeelding voor vergroting)
Daarna kan je een bestand selecteren (het gedownloade csv bestand) en de rest gaat redelijk vanzelf.
Je kan vanuit het CSV bestand ook de kolommen scheiding maken. Hiervoor volgende link van Microsoft Excel: https://support.microsoft.com/en-us/office/split-text-into-different-columns-with-the-convert-text-to-columns-wizard-30b14928-5550-41f5-97ca-7a3e9c363ed7
7. Kolommen rapportage aanpassen
Als je een bepaalde kolom niet wil laten zien in een rapportage of je wil de volgorde aanpassen dan kan dit.
Afbeelding 14 (klik op afbeelding voor vergroting)
Stel je voor je wil de naam van de medewerker verbergen? Dan kan dit door onderstaande bij Acties -> Selecteer kolommen (afbeelding 10) te klikken. Je komt dan in het scherm zichtbaar bij afbeelding 14.
➔ De linker kolom ‘Niet tonen’ zijn de waardes die niet worden meegenomen in de rapportage.
➔ De rechter kolom ‘Getoond op rapport ’zijn waardes die wel worden meegenomen in de rapportage.
➔ Met de pijlen rechts in het scherm (afbeelding 14) kan je de volgorde of kolom aanpassen.
Klik op ‘Toepassen’ om de gewenste rapportage te tonen.